➔Gratis 30-dagers prøveversjon av WBS-programvar
WBS-ordboken er en av tre komponenter som omfatter omfangets grunnlinje: 1) omfangsuttalelsen, 2) arbeidsoppdelingsstrukturen og 3) WBS-ordboken. Uten en WBS-ordbok har ikke prosjektet en fullstendig grunnlinje og kan ikke måle eller overvåke omfangets ytelse.
| No. | Punkt | Beskrivelse | ||||
| 1 | WBS Kode | Skriv inn WBS-tittelen og identifiser den som en arbeidspakke-, planleggings- og / eller kontrollkonto. | ||||
| 2 | Ansvarlig Organisasjon / Individuell | Gi den ene organisasjonen, gruppen eller personen som har fått det eneste ansvaret for å sørge for at arbeids pakken er fullført. Ta med kontaktinformasjon. | ||||
| 3 | Beskrivelse | Definer grensene for arbeidspakken. Ramme inn omfangs innholdet slik at det er klart hvilket omfang som er inkludert og ekskludert. Hvis det er en planleggings pakke, beskriv det kjente og ukjente omfanget. | ||||
| 4 | Leveransen | Identifiser produktet, tjenesten eller resultatene som er opprettet når alt arbeidet i denne arbeids pakken er fullført. Inkluder kritiske mellom leveranser. | ||||
| 5 | Akseptkriterier | Beskriv funksjonelle og fysiske krav for å oppfylle kundens forventninger og kvalitetskrav. Inkluder alle unike godkjenninger som kreves for aksept. | ||||
| 6 | Budsjett | Angi budsjettet for denne arbeids pakken, pluss all viktig ressurs informasjon og forutsetninger. | ||||
| 7 | Milepæler | Liste over eventuelle startdatoer, sluttdatoer, mellomliggende milepæler, gjensidige avhengigheter, begrensninger og enhver forutsetning for leveransen. | ||||
| 8 | Risiko | Inkluder alle kjente trusler og muligheter med svar strategier. | ||||
| 9 | Tilleggsinformasjon | Beskriv tilleggsinformasjon, for eksempel referanser, relaterte arbeids pakker osv. | ||||
| 10 | Godkjenninger: | Dato: | Rev: | |||
WBS-ordboken er det formelle prosjektdokumentet som inneholder detaljerte beskrivelser av nøkkelinformasjon for alle elementer i arbeidsoppdelingsstrukturen og må være i samsvar med 100% -regelen. 100% -regelen krever at WBS fanger opp 100% av prosjektomfanget. Siden titlene på WBS-elementene bare er ett eller to ord, er det umulig å bekrefte ved bare å bruke WBS at denne regelen er oppfylt. WBS ordboken er prosjektdokumentet som beskriver arbeidet i hvert element slik at prosjektgruppen kan planlegge og utføre 100% av omfanget.
Mange referanser beskriver WBS ordboken som et arbeidsverktøy for beskrivelsesverktøy. Arbeidspakkene er definert som de laveste elementene i hver etappe av WBS. Selv om denne uttalelsen er sann, beskriver WBS ordboken faktisk alle elementer i WBS. WBS ordboken er opprettet i et hierarkisk format akkurat som strukturen Arbeidsfordeling. Elementbeskrivelsene på nivå 1 må opprettes først for å forstå grensene og sikre samsvar med elementene på det lavere nivået. Dette er den beste måten å sikre at 100% -regelen blir fulgt.
Etter at arbeidsoppdelingsstrukturen er godkjent, kan WBS ordboken opprettes. Opprettelsen av WBS ordboken ledes av prosjektlederen og utvikles av prosjektgruppemedlemmer som er Subject Matter Experts (SME). Utviklingstilnærmingen begynner med nivå 1-elementene, fortsetter nedover hvert ben og avsluttes med arbeidspakkene. Denne hierarkiske tilnærmingen sikrer at arbeidet innenfor hvert nivå 1 forblir i samsvar og samsvar med 100% regelen.
Når du oppretter WBS ordboken, er det viktig å holde innholdet i hvert element kort. Hovedformålet med WBS ordboken er at prosjektgruppemedlemmene skal ha en klar forståelse av arbeidet som utføres i alle elementene og spesielt arbeidspakkene. Det er ikke en omskriving av omfangserklæringen, en arbeidstilladelsespakke, en kontrakt eller en avtale, etc. Det er en kortfattet forklaring på viktige temaer relatert til hvert element. En god måte å sikre at dette formatet følges er å bruke en WBS ordboken mal mens du følger disse trinnene:
Sett sammen prosjektgruppen SME og gjennomgå arbeidsfordelingsstrukturen for å validere 100% regelen. Forsikre deg om at alle forstår WBS-logikken og forutsetningene. Revider WBS basert på tilbakemeldinger fra SMBene.
Ved hjelp av en mal med følgende minimumsemner, lager du innholdet for hvert av nivå 1 WBS-elementene (se figur 1):
Gå tilbake til arbeidsoppdelingsstrukturen og sjekk om Nivå 1-elementene skal revideres basert på det nyopprettede innholdet fra WBS ordboken. Bekreft at nivå 1-elementene fanger 100% av omfanget.
Fortsett å lage lignende innhold ved å bruke den samme malen for de gjenværende elementene ned til, men ikke inkludert arbeidspakkene. Juster innholdet for å gjenspeile det respektive nivået på elementet; dvs. Nivå 2, 3 osv.
Ved hjelp av en mal med følgende minimumsemner, lager du innholdet for hver av arbeidspakke elementene:
Valider at ordboken fanger opp tilstrekkelig omfanget som kreves for å produsere det leverbare. Forsikre deg om at WBS ordboken reflekterer 100% av omfanget.
Figur 1 - WBS ordbok Nivå 1 Ma
Akkurat som arbeidsoppdelingsstrukturen, er WBS ordboken et kritisk verktøy for omfangsplanlegging. Det fungerer også som et grunnlag for utarbeidelse av arbeidstillatelsesdokumenter, tidsplaner, kostnadsoverslag og overvåking og kontroll av grunnlinjer. Som nevnt mange ganger i denne artikkelen, definerer den arbeidet i Work Breakdown Structure. Den inneholder minimal viktig informasjon for å forstå prosjektkravene og oppfylle alle leveransens akseptkriterier. Kombinert med den godkjente omfangserklæringen og arbeidsfordelingsstrukturen, er WBS-ordboken den tredje og siste komponenten av omfangets grunnlinje. Baseline er prosjektdokumentet som brukes til å måle prosjektets ytelse. Omfangets grunnlinje er den formelle planen som sammenlignes med faktiske resultater for overvåking og kontroll av utførelse av omfang.
Arbeidsgodkjenningsdokumenter utarbeides basert på arbeidspakkeinformasjonen og brukes til å utføre arbeid. Informasjon om arbeidspakken i WBS ordboken inneholder de grunnleggende dataene som kreves for dokumentasjonen for å lage arbeidsgodkjenning, slik at leveransene oppfyller akseptkriteriene og kan overføres til kunden. Prosjektgruppen bør referere til WBS ordboken under hele prosjektgjennomføringen for å sikre at leveransene oppfyller kravene.
WBS ordboken er også det primære innspillet for å lage og overvåke tidsplanaktiviteter og kostnadsoverslag. Nedbryting av arbeidspakker lager aktiviteter (se figur 2). Disse aktivitetene blir aktivitetene som bygger en plan ved hjelp av et Gant-kartformat (se figur 3). Når aktivitetene er lastet med ressurser, kan kostnadsestimater opprettes på aktivitetsnivå, og deretter aggregeres via arbeidsoppdelingsstrukturen gjennom hele prosjektet. Dette gjør det enkelt for prosjektet å overvåke og kontrollere kostnadene på ethvert element i WBS; en arbeidspakke eller en kontrollkonto.
Figur 2 – Nedbryt arbeidspakker i aktiviteter
Figur 3 – Lage et Gant-diagram direkte fra arbeidspakke aktiviteter
