Logiciel de découpage de structure WBS
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Qu’est-ce qu’une structure WBS (Work Breakdown Structure) ?
Le découpage d’un projet en tâches est une technique de productivité couramment utilisée pour rendre le travail plus accessible et plus maîtrisable. En matière de gestion de projet, la structure de découpage de projet WBS est l’outil qui permet de mettre en œuvre cette technique et constitue l’un des documents les plus importants dans la gestion de projet. En réunissant en un seul emplacement la portée, le coût et les plannings de référence, elle assure la cohérence de ces éléments.
Le guide PMBOK (« Project Management Body of Knowledge »), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit la structure WBS comme un “découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter”. Il existe deux types de structures WBS : 1) Par livrables et 2) Par phases. L’approche la plus répandue et préférée est celle par livrables. La principale différence entre les deux concerne les Éléments identifiés au premier niveau de la WBS.
Structure WBS axée sur les livrables
L’examen d’une structure WBS axée sur les livrables démontre clairement la relation entre les livrables du projet (c’est-à-dire produits, services ou résultats) et sa portée (c’est-à-dire le travail à accomplir). La Figure 1 illustre un exemple de WBS par livrables appliquée à la construction d’une maison.
Dans la Figure 1, les Éléments de Niveau 1 correspondent à une description des principaux livrables. Les Éléments de Niveau 2 dans chaque tronçon de la WBS constituent les livrables uniques nécessaires à la réalisation du livrable de Niveau 1 correspondant.
Structure WBS axée sur les phases
Dans la Figure 2, qui illustre une WBS axée sur les phases, le Niveau 1 comporte cinq Éléments représentant des phases typiques du projet. Les Éléments de Niveau 2 sont les livrables uniques de chaque phase. Quel que soit le type de WBS utilisé (par livrables ou par phases), les Éléments du niveau le plus bas correspondent à des livrables. Notez que des Éléments dans différents tronçons peuvent porter le même nom. Une WBS par phases exige que le travail soit décomposé en tâches uniques à chaque Élement de Niveau 1. Un Dictionnaire WBS est créé pour recenser le travail associé à chaque Élement.
Une WBS réussie est celle qui rend le projet plus facile à gérer. Chaque projet et chaque chef de projet étant différent, la structure WBS correcte est celle qui répond le mieux à la question : “Quelle structure rend le projet le plus facile à gérer ?”.
Comment réaliser une structure de découpage de projet
Une structure WBS réussie est créée en suivant un processus itératif respectant les étapes et directives suivantes :
Rassemblement des documents indispensables
- Réunissez les documents de projet essentiels.
- Identifiez les documents définissant les livrables, tels que cahier des charges, portée, charte de projet et plan de management du projet (PMP).
Identification des membres clés de l’équipe
- Identifiez les personnes à inclure dans l’équipe de projet.
- Analysez les documents et identifiez les livrables.
Définition des Éléments de Niveau 1
- Définissez les Éléments de Niveau 1, c’est-à-dire les descriptions des livrables principaux qui doivent assurer l’intégralité de la portée du projet.
- Vérifiez que 100 % de la portée est capturée. Cette exigence est appelée la règle des 100 %.
Décomposition des Éléments
- Commencez à décomposer les livrables de Niveau 1 en sous-livrables uniques de niveau inférieur.
- Continuez jusqu’à ce que les tâches recensées dans chaque Élement puissent être gérées par un seul individu ou entreprise. Vérifiez l’exclusivité des Éléments.
- Posez-vous la question : un niveau de décomposition supplémentaire rendrait-il le projet plus facile à gérer ? Si la réponse est “Non”, la WBS est terminée.
Création du dictionnaire de la WBS
- Définissez les informations à inclure dans le Dictionnaire de la WBS. Celui-ci est un glossaire décrivant chaque Élement. Les Éléments au niveau le plus bas portent le nom d’unités de travail.
- Formulez les descriptions à inclure dans le dictionnaire de la WBS au niveau des unités de travail, avec suffisamment de détails pour garantir que le travail défini recouvre la portée du projet à 100 %. Les descriptions doivent inclure les données telles que périmètres, dates butoir, risques, propriétaire, coûts et ainsi de suite.
Création du diagramme de Gantt
- Décomposez les unités de travail en activités si nécessaire.
- Exportez ou transférez la WBS sous forme de diagramme de Gantt pour affiner la planification et assurer le suivi.
Attention
Il est possible d’aller trop loin dans la décomposition d’un projet. Qu’entend-on par “trop loin” ? Étant donné que la WBS contient aussi des informations sur le budget et le planning, plus elle est détaillée, plus sa gestion exige du temps. Trop de détails peuvent entraîner des efforts inutiles.
Il existe de nombreux outils logiciels permettant la création de structures WBS. Certains reposent sur la technique du mind mapping, d’autres s’apparentent à des outils graphiques. Vous pouvez découvrir certains de ces outils dans le comparatif des logiciels de création de structures WBS.
Voici un exemple de création d’un WBS avec MindView :
Comment utiliser une structure de découpage de projet
La structure WBS répond à de nombreux besoins. Initialement, elle remplit le rôle d’outil de planification pour aider l’équipe de projet à définir les objectifs du projet et ses livrables. La structure WBS est aussi le document principal détaillant le planning et le budget prévisionnels. Mais son rôle fondamental dans la gestion du projet est de recenser les intitulés de toutes les tâches à accomplir et d’en assurer le suivi.
Comptes de contrôle
La structure WBS fait également office d’outil de suivi et de contrôle. A cet effet, le chef de projet définit des Comptes de contrôle, c’est-à-dire des points de la structure WBS où il ou elle prévoit de mesurer et de publier le niveau de performance. Dans notre exemple, un compte de contrôle pourrait être placé à n’importe quel point de la structure WBS, mais le chef de projet décide qu’il serait judicieux de contrôler le risque associé à l’intervention de sous-traitants en mesurant la performance de chacun d’entre eux. Pour ce faire, les Eléments 3.1, 3.2 et 3.3 sont désignés en tant que comptes de contrôle. Par contraste, les Eléments des points 1.0 et 2.0 étant confiés à une entreprise expérimentée, le chef de projet estime qu’il n’est pas nécessaire d’établir un contrôle aux niveaux inférieurs contenus par ces Eléments. Pour faciliter les opérations de suivi et de contrôle, le chef de projet s’appuie sur des outils de gestion de projet lui permettant de rassembler, d’analyser et de publier les données relatives à chaque Elément de la structure WBS sous contrôle.
Unités d’organisation
Il existe un autre type d’unité de travail dénommé Unité d’organisation. Une fois le plan de management du projet approuvé, la portée du projet est connue, mais ses détails ne sont généralement pas tous fixés. Les unités d’organisation servent à veiller à ce que l’intégralité du projet soit capturée conformément à la règle des 100 %. Au fur et à mesure que les détails sont affinés, les unités d’organisation se transforment en unités de travail. Dans l’exemple de construction d’une maison illustré ici, l’achat et la pose de luminaires et de sanitaires sont prévus dans le budget, mais les détails sont encore vagues. Une fois que le nombre et le type des produits est déterminé, l’unité d’organisation associée devient une unité de travail, selon un processus d’élaboration par itération.
Unités de travail
La Figure 3 illustre la structure WBS de construction d’une maison, développée en ses trois niveaux constitutifs. Les niveaux les plus bas de chaque tronçon et branche de la structure sont appelés Unités de travail. Les unités de travail couvrent toutes les informations relatives au livrable correspondant, telles propriétaire, jalons, durée, ressources, risques et ainsi de suite. Ces informations sont décrites dans le dictionnaire de la WBS.
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