Wat is een Work Breakdown Structure (WBS)

Een work breakdown structure is een zeer belangrijk projectorgaan dat bijdraagt aan de verrichtingen van een team in regelbare onderdelen. Het Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definieert de work breakdown structure als een "product georiënteerde hiërarchische onderverdeling van het werk dat moet worden gedaan door een projectteam". De work breakdown structure kenmerkt zich visueel in regelbare brokken die door een projectteam kunnen worden begrepen, doordat ieder niveau van de work breakdown structure verdere informatie en details weergeeft. Figuur 1 (onder) weergeeft een voorbeeld van een work breakdown structure, met daarin drie herkenbare niveaus.

Figuur 1. Work Breakdown Structure
Figuur 1. Work Breakdown Structure

Een eenvoudige manier om te denken over een work breakdown structure is een overzicht of kaart van het specifieke project. Een work breakdown structuur begint met het project als hoogste niveau en is verder onderverdeeld in subniveaus volgens de volgende hiërarchie (Figuur 2):

Figuur 2. Work Breakdown Structure van een Product
Figuur 2. Work Breakdown Structure van een Product

Het projectteam creëert de work breakdown structure van het project door de cruciale functionele producten te identificeren en deze producten in kleine systemen en subproducten onder te verdelen. Deze subproducten zijn verder onderverdeeld totdat een enkel persoon kan worden aangesteld. Op dit niveau worden de specifieke werkpakketten, welke het subproduct moeten maken, geïdentificeerd en gegroepeerd. Het werkpakket vertegenwoordigt de lijst taken of "to do's" om de specifieke eenheid van het werk aan te duiden. Wanneer je gedetailleerdere projectschema's gezien hebt, dan zul je de taken onder het werkpakket herkennen als de "dingen" die mensen nodig hebben om hun werk binnen een bepaalde tijd af te hebben en binnen een bepaalde mate van moeite.

Gezien vanuit het kostenperspectief, worden deze werkpakketten normaal gesproken gegroepeerd en toegewezen aan een specifieke afdeling om het werk te produceren. Deze afdelingen, of kostenrekeningen, worden in een organisatorische breakdown structure gedefinieerd en zijn een budget toegewezen om specifieke producten te maken. Door de kostenrekeningen in te calculeren vanuit de organisatorische breakdown structure en de work breakdown structure van het project, kan de gehele organisatie de financiële vooruitgang achterhalen, net als de prestaties van het project.

Waarom gebruik je een Work Breakdown Structure?

De work breakdown structure heeft een aantal voordelen, behalve het definiëren en organiseren van het werk binnen een project. Een project budget kan worden toegewezen aan de hoogste niveaus van de work breakdown structure, en budgetten van afdelingen kunnen snel worden uitgerekend, gebaseerd op de work breakdown structure van ieder project. Door de schattingen van tijd en kosten toe te wijzen aan specifieke onderdelen van de work breakdown structure, kunnen een projectschema en budget eenvoudig worden ontwikkeld. Terwijl het project voortzet, kunnen specifieke onderdelen van de work breakdown structure oftewel WBS worden achterhaald om de kostenprestaties te identificeren en randzaken en probleemgebieden te identificeren binnen een projectorganisatie. Voor meer informatie over Tijdverdeling, bekijk je de 100% Regel.

Work breakdown structuren van een project kunnen ook worden gebruikt om potentiële risico's binnen een gegeven project te identificeren. Als een work breakdown structure een product heeft, dat niet goed gedefinieerd is, dan vertegenwoordigt het een definitierisico. Deze risico's moeten worden bijgehouden in een projectlogboek. Ze moeten worden herzien naarmate het project vordert. Door de work breakdown structure te integreren in een organisatorische breakdown structure, kan de projectbeheerder ook communicatiepunten identificeren, en een communicatieplan trekken over de gehele organisatie van het project.

Wanneer een project achter loopt op schema, zal het verwijzen naar de work breakdown structure sneller zorgen voor het identificeren van de belangrijkste producten, ontstaan als gevolg van een falend werkpakket of laat subproduct. De work breakdown structure kan ook met kleuren gecodeerd worden om de status van subproducten te laten zien. Het aanwijzen van de kleuren rood voor laat, geel voor 'in gevaar', groen voor 'op de juiste weg' en blauw voor afgemaakte producten, vormt een effectieve manier om het verloop van een project in kaart te zetten en de aandacht van de leiding naar de belangrijkste gebieden van de work breakdown structure te trekken.

Work Breakdown Structure Richtlijnen

De volgende richtlijnen zouden overwogen moeten worden bij het maken van een work breakdown structure:

  • Het hoogste niveau stelt het laatste product of project voor
  • Subproducten bevatten werkpakketten die zijn aangewezen voor een afdeling of eenheid van een organisatie.
  • Alle elementen van de work breakdown structure hoeven niet op hetzelfde niveau te worden gedefinieerd.
  • Het werkpakket definieert het werk, de tijdsduur en de kosten voor de benodigde taken bij het maken van het subproduct.
  • Werkpakketten moeten niet langer duren dan 10 dagen.
  • Werkpakketten moeten niet afhankelijk zijn van andere werkpakketten in de work breakdown structure.
  • Werkpakketten zijn uniek en moeten niet worden gekopieerd binnen de work breakdown structure.

Hulpmiddelen Work Breakdown Structure te maken

Het maken van een Work Breakdown Structure is een teamprestatie en is het hoogtepunt van meerdere inzetten en perspectieven voor een gegeven project. Een effectieve techniek is om een brainstormsessie met de verschillende afdelingen, die betrokken zijn bij het project, te organiseren. Project teams kunnen eenvoudige hulpmiddelen zoals een krijtbord, notitiekaarten of notitiepaden gebruiken om hun belangrijkste producten, subproducten en specifieke werkpakketten te identificeren. Deze kaarten kunnen worden vastgemaakt aan een muur en worden gereorganiseerd terwijl het team de belangrijkste producten en werkpakketten, die betrokken zijn bij het project, bespreken.

De niet-technologische aanpak is eenvoudig uit te voeren; echter, het loopt niet fijn met verdeelde teams en het vertaalt niet eenvoudig naar een elektronisch formaat. Er zijn verschillende hulpmiddelen work breakdown structure die mindmappen, brainstormen en work breakdown structures ondersteunen. MatchWare MindView is een eenvoudig te gebruiken mind mapping software pakket dat ondersteuning biedt aan work breakdown structures, projectoverzichten, Gantt grafieken, terwijl het eenvoudig exporteert naar Microsoft Project voor verdere schematische definitie. Figuur 3 biedt een voorbeeld van een work breakdown structuur aan de hand van MatchWare MindView.

Figuur 3. Work Breakdown Structure van MindView
Figuur 3. Work Breakdown Structure van MindView

Het grootste voordeel van MatchWare MindView is haar eenvoudig te gebruiken vertalingen van work breakdown structures naar projectschema's van hoog niveau. Een natuurlijke extensie van de work breakdown structure is het projectschema. Door de omvang van het project in een hulpmiddel voor mind mapping te brainstormen, kan de projectbeheerder het budget en de tijdsduur eenvoudiger aanwijzen. Deze schattingen van het budget en tijdsduur kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Microsoft Excel of Microsoft Project voor extra planning en analyse. Projectbeheerders willen hulpmiddelen die hen helpen bij het versnellen van hun werk, en de administratieve lasten, die horen bij de processen van projectbeheer, verminderen.

Work Breakdown Structure Video

Leer hoe je MindView moet gebruiken om je eigen Work Breakdown Structure / WBS te maken. Pas getalschema's, voltooiingpercentage (100% regel), hulpbronnen, kostenberekening, en meer toe. Deze video demonstreert ook verschillende aanzichten, zoals Tijdlijnen, Gantt grafieken en mindmaps, net als verschillende exportfuncties waaronder MS Excel, MS Word, MS Project, etc.




"Deze Work breakdown structure werd gemaakt met MatchWare MindView 4". Klik hier om je eigen work breakdown structure te maken.


Maak een eigen Work breakdown structure met de gratis proefversie van de MindView software!