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Le dictionnaire de la WBS est l'un des trois composants définissant le référentiel de portée du projet : 1) le cahier des charges, 2) la structure WBS et 3) le dictionnaire de la WBS. Sans le dictionnaire de la WBS, le référentiel est incomplet et ne permet pas de mesurer ou de suivre l'état de performance du projet.
| No. | Entrée | Description | ||||
| 1 | Code WBS | Spécifiez le titre de l'élément dans la structure WBS et indiquez s'il s'agit d'une unité de travail, d'une unité d'organisation et/ou d'un compte de contrôle. | ||||
| 2 | Organisation/ Individu responsable | Désignez l'organisation, le groupe ou la personne chargée de la pleine responsabilité de la réalisation de l'unité de travail. Incluez les coordonnées nécessaires. | ||||
| 3 | Description | Définissez le périmètre de l'unité de travail et son contenu afin de ne laisser aucune zone d'ombre sur ce qui est inclus et exclus. S'il s'agit d'une unité d'organisation, décrivez les aspects connus et les aspects encore indéterminés. | ||||
| 4 | Livrables | Identifiez le produit, service ou résultat créé lorsque la totalité du travail compris dans cette unité de travail est achevé. Le cas échéant, incluez les livrables intermédiaires critiques. | ||||
| 5 | Critères d'acceptation | Décrivez les exigences fonctionnelles et physiques à respecter pour répondre aux attentes du client et aux critères de qualité. Le cas échéant, incluez les approbations spécifiques requises pour l'acceptation. | ||||
| 6 | Budget | Indiquez le budget prévu pour cette unité de travail, incluant hypothèses sous-jacentes et toute information nécessaire sur les ressources critiques. | ||||
| 7 | Jalons | Indiquez les dates de début, dates de fin, jalons intermédiaires, interdépendances, contraintes et suppositions relatives aux livrables. | ||||
| 8 | Risques | Incluez les opportunités et risques principaux, avec les stratégies d'action correspondantes. | ||||
| 9 | Autres informations | Précisez toute autre information utile, telles références, unités de travail connexes, etc. | ||||
| 10 | Approuvé : | Date: | Version : | |||
Le dictionnaire de la WBS est le document de projet officiel qui fournit des descriptions détaillées des informations essentielles de tous les Eléments de la structure WBS, et à ce titre, il est tenu de respecter la règle des 100 %. La règle des 100 % exige que la structure WBS capture l'intégralité à 100 % de la portée du projet. Toutefois, étant donné que les titres des Eléments de la structure WBS sont réduits à un ou deux mots, la structure WBS seule ne permet pas de vérifier que la règle des 100 % a été respectée. Le dictionnaire de la WBS est le document de projet qui décrit le travail de chaque Elément avec suffisamment de détails pour permettre à l'équipe chargée du projet de le planifier et de l'exécuter à 100 %.
De nombreuses sources définissent le dictionnaire de la WBS comme étant un outil de description des unités de travail, lesquelles correspondent aux Eléments situés au niveau le plus bas de chaque tronçon de la structure WBS. Bien que cette définition ne soit pas fausse, le dictionnaire de la WBS décrit en fait tous les Eléments de la structure WBS. Le dictionnaire de la WBS est créé selon un format hiérarchique, exactement comme la structure WBS elle-même. Afin de bien évaluer leur périmètre, et d'assurer la cohérence avec les Eléments de niveau inférieur, il convient de commencer par créer les descriptions des Eléments de Niveau 1. C'est aussi la meilleure méthode pour garantir que la règle des 100 % est respectée à toutes les étapes.
La création du dictionnaire de la WBS peut commencer dès que la structure WBS a été approuvée. Cette opération est dirigée par le Chef de projet, et menée à bien par les membres de l'équipe désignés comme experts métier. La méthodologie suivie aborde d'abord les Eléments de Niveau 1, puis les Eléments du niveau immédiatement inférieur, pour finir par les unités de travail. Cette approche hiérarchique garantit la cohérence et la conformité à la règle des 100 % du travail inclus dans chaque Elément de niveau 1.
Dans le dictionnaire de la WBS, il est important que la description de chaque Elément reste brève. Le but principal du dictionnaire de la WBS est de donner aux membres de l'équipe une idée claire du travail à effectuer dans chacun des Eléments, et particulièrement dans les unités de travail. Le dictionnaire de la WBS ne doit pas devenir un second cahier des charges, un bon de commande ou un document contractuel. Il doit juste donner une explication concise des aspects importants de chaque Elément. Une bonne manière de s'assurer que ce format est respecté est de suivre les étapes ci-dessous en s'appuyant sur un modèle de dictionnaire :
Réunissez les experts métier nécessaires et examinez la structure WBS pour valider la règle des 100 %. Assurez-vous que tous les intervenants comprennent la logique de la structure WBS et les hypothèses sous-jacentes. Ajustez la structure WBS en fonction des commentaires éventuels des experts métier.
En vous appuyant sur un modèle contenant les points indispensables suivants, créez le contenu de chaque Elément de Niveau 1 de la structure WBS (voir Figure 1) :
Examinez à nouveau la structure WBS pour voir s'il convient de modifier les Eléments de Niveau 1 en conséquence du travail effectué jusque-là sur le dictionnaire de la WBS. Confirmez que les Eléments de Niveau 1 capturent effectivement l'intégralité du projet à 100 %.
A l'aide du modèle, continuez à créer le contenu des Eléments de niveau inférieur jusqu'à ce que vous atteigniez les unités de travail, mais sans inclure ces dernières. Faites les ajustements nécessaires pour refléter le niveau de chaque Elément : Niveau 1, 2, 3 et ainsi de suite.
Créez le contenu de chacune des unités de travail à l'aide du modèle, en incluant au minimum les points suivants :
Vérifiez que le dictionnaire de la WBS capture au mieux la portée du travail à envisager pour produire les livrables. Assurez-vous que le dictionnaire reflète l'intégralité du projet à 100 %.
Figure 1 – Modèle de Niveau 1 pour le dictionnaire WBS
Comme la structure WBS elle-même, le dictionnaire de la WBS est un outil essentiel pour la planification du projet. Il sert aussi de base de préparation pour la rédaction des documents contractuels, plannings, budgets prévisionnels et référentiels de suivi et de contrôle. Comme déjà mentionné à plusieurs reprises dans ce document, il définit le travail à accomplir représenté par la structure WBS. Il contient les informations indispensables pour pouvoir cerner les exigences du projet et remplir tous les critères d'acceptation des livrables. Associé au cahier des charges approuvé et à la structure WBS, le dictionnaire de la WBS est le troisième et dernier composant du référentiel de portée du projet. Le référentiel est le document utilisé pour mesurer l'état de performance du projet. Le référentiel de portée est le plan officiel qui est comparé aux résultats effectifs afin d'assurer le contrôle et le suivi de l'exécution du projet.
Les informations décrivant les unités de travail contenues dans le dictionnaire de la WBS fournissent les données de base requises pour la création des documents d'autorisation des travaux utilisés dans la réalisation du travail, afin de garantir que les livrables sont conformes aux critères d'acceptation et peuvent être transférés au client. L'équipe de projet est tenue de se référer au dictionnaire de la WBS pendant toute la durée d'exécution du projet pour vérifier que les livrables répondent aux exigences définies.
Le dictionnaire de la WBS est aussi la référence principale pour créer et gérer les activités liées au planning et au budget prévisionnel. La décomposition des unités de travail donne lieu à des activités (voir Figure 2), lesquelles permettent la construction d'un planning de type diagramme de Gantt (voir Figure 3). Une fois que les ressources nécessaires ont été attribuées à ces activités, les estimations de coût peuvent être créées pour chacune d'entre elles, puis consolidées via la structure WBS sur l'ensemble du projet. Il est alors aisé pour le chef de projet de suivre et de contrôler les coûts de chaque Elément de la structure WBS, qu'il s'agisse d'une unité de travail ou d'un compte de contrôle.
Figure 2 – Décomposition des unités de travail en activités
Figure 3 – Création d'un diagramme de Gantt à partir des activités des unités de travail
