PMBOK – Projektstrukturplan
- Projektumfang effektiv zerlegen
- Schätzung verbessern
- Bessere Kontrolle der Projektausführung
- Genauere Überprüfung des Projektabschlusses
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Projektmanagement Wissensbestand (PMBOK®)
Die erste Frage, die sich jeder stellen sollte, ist, warum man überhaupt einen Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Der PSP-Ansatz ermöglicht es uns, den Arbeitsaufwand für die Fertigstellung eines Projekts visuell darzustellen. Unterm Strich reduziert er die Anzahl der Überraschungen und verbessert die Fähigkeit, zukünftige Projekte besser einzuschätzen.
Laut dem Projektmanagement Wissensbestand(PMBOK®) und dem Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition des Project Management Institute (PMI) kann der Projektstrukturplan dazu verwendet werden, den Projektumfang effektiv zu zerlegen, die Kostenkalkulation zu verbessern, die Projektausführung besser zu steuern und den Projektabschluss präziser zu überprüfen. Darüber hinaus fasst ein Projektstrukturplan Projektinformationen zusammen, um die Nutzung historischer Informationen zu verbessern, was die Geschwindigkeit und Genauigkeit zukünftiger Projekte steigern kann. Der Projektstrukturplan ist ein wiederholbarer Prozess, der als Vorlage für zukünftige Projekte verwendet werden kann.
PMBOK-Grundlagen des Projektstrukturplans
Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Der PMBOK® beschreibt den Projektstrukturplan als „eine ergebnisorientierte, hierarchische Aufschlüsselung der vom Team auszuführenden Arbeit“. So wird die Arbeit so beschrieben, dass das Team genau weiß, welche Arbeit zum Erreichen der Projektziele erforderlich ist. In vielen Fällen ist ein Projektstrukturplan die erste Umsetzung von Organisationszielen in tatsächliche, leistungsfähige Arbeit. Er trägt dazu bei, den Projektumfang zu verdeutlichen und ihn in ganze Arbeitseinheiten zu zerlegen.
Ein Projektstrukturplan ist ergebnisorientiert. Was ist also ein Ergebnis? Kurz gesagt: Es lässt sich am besten als Substantiv beschreiben. Was ist der Unterschied zwischen „xyz-Spezifikationen schreiben“ und „xyz-Spezifikationen“? Das eine beschreibt das Endprodukt, das andere einen einzelnen Schritt zu dessen Herstellung. Das Endprodukt wird als Substantiv ohne Verb beschrieben. Ein Ergebnis kann an ein Team oder einen Leiter delegiert werden, der dann für das Arbeitsergebnis verantwortlich ist und die vollständige Arbeit nach Fertigstellung zurückgeben sollte. Ein Projektstrukturplan ist vollständig, wenn alle zum Erreichen der Projektziele erforderlichen Ergebnisse identifiziert sind.
Ein Projektstrukturplan ist hierarchisch aufgebaut. Das bedeutet, dass die Ergebnisse immer weiter in übergeordnete und untergeordnete Beziehungen zerlegt werden können. In diesem Fall kann die „xyz-Spezifikation“ weiter in „xyz-Funktionsspezifikationen“ und „xyz-Leistungsspezifikationen“ zerlegt werden. Wichtig ist, dass bei der Zerlegung des Ergebnisses die untergeordnete Zerlegung 100 % der übergeordneten Zerlegung darstellt. Dies ähnelt der Vorgehensweise, die wir im Englisch-Grundkurs gelernt haben, um unsere Texte zu gliedern. Wir können die Ergebnisse so lange zerlegen, bis wir sicher sind, dass wir sie so definiert haben, dass wir das Projekt effektiv verwalten und steuern können.
Vereinfacht ausgedrückt unterteilt die Projektstrukturplan-Technik Projekte in kleinere, überschaubarere Abschnitte, die leichter einzuschätzen und zu steuern sind. Sie liefert eine klare Übersicht über den erforderlichen Arbeitsaufwand. Und fast genauso wichtig: Wenn die Arbeit nicht im Projektstrukturplan enthalten ist, ist sie nicht Teil des Projekts. Die Arbeit sollte so lange zerlegt werden, bis sie für die ausführenden Teams verständlich ist. Dies schafft eine klare Verbindung zwischen der Arbeit und den Projektzielen.
Die Projektstrukturplan-Technik wird im Abschnitt „Projektumfangsmanagement“ des PMBOK beschrieben und im Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition weiter ausgeführt. Eine Umfangsdefinition ist notwendig, um zu entscheiden, was im Projekt abgedeckt werden soll und was nicht. Nach der Fertigstellung können die untersten Komponenten des Projektstrukturplans, die sogenannten „Arbeitspakete“, zur weiteren Entwicklung und Kostenschätzung an Teams delegiert und ein Projektstrukturplan-Wörterbuch erstellt werden. Auf diese Weise lassen sich Projektverantwortlichkeiten einfach verteilen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Diese Informationen können dann in ein Planungstool übernommen werden. Darüber hinaus können die Arbeitspakete verwendet werden, um eine Projekt-Baseline zu erstellen, die sicherstellt, dass alle Arbeiten auf Vollständigkeit geprüft werden können.
Präsentation des Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan wird typischerweise in Form eines Organigramms dargestellt. Er kann auch als Liste, Ideen-Map oder Gliederung dargestellt werden. Entscheidend ist, ihn so zu gestalten, dass er sowohl von Teammitgliedern als auch von Führungskräften mit den in Ihrem Unternehmen am häufigsten verwendeten Tools optimal genutzt werden kann.
Da ein Projektstrukturplan visuell dargestellt wird und zusammenfassende Informationen enthält, lässt er sich leicht im Team und mit Managern im Unternehmen teilen. Selbst bei größeren Projekten passt der Projektstrukturplan auf ein oder zwei Seiten. So können die Teams die Ergebnisse einfacher prüfen und Anpassungen vornehmen. Diese Informationsansicht kann als Vorlage für zukünftige Projekte verwendet werden. Wenn Sie die Projektstrukturplan-Methodik im PMBOK anwenden, können zukünftige Projekte davon profitieren. Diese Technik verbessert die Arbeitsdefinition und beschleunigt den Planungsprozess.
Bei der Verwaltung ähnlicher Projekte verbessert sich der Projektstrukturplan mit jedem Projekt und kann zur Grundlage für ein verbessertes Liefermanagement werden. Bei Einzelprojekten kann der Projektstrukturplan dem Team dabei helfen, die Vollständigkeit von Liefergegenständen und Arbeitspaketen sicherzustellen, bevor weitere Personen in den Planungsprozess einbezogen werden. Da er die Arbeitsverteilung ermöglicht, können mehrere Teams gleichzeitig an der Planung beteiligt werden, und das Planungsteam hat mehr Kontrolle über den Planungsprozess.
Sobald Sie diesen Ansatz gewählt haben, werden Sie nie wieder ein Projekt ohne ihn durchführen. Die gewonnene Geschwindigkeit und Kontrolle über Planung und Ausführung machen sich bereits beim ersten Projekt bezahlt. Das zweite Projekt kann nun die historischen Informationen nutzen, um einen Vorsprung zu erlangen und schnell zu starten. Der ergebnisorientierte Ansatz ermöglicht zudem eine stärkere Einbindung der Stakeholder und vereinfacht die Berichterstattung.
Autor: Mark Swiderski
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