Hoe je een Work Breakdown Structure Maakt

Een Work Breakdown Structure (WBS) definieert de doelen van een project in detail op alle niveaus. Alle niveaus bevatten de meetbare componenten die geproduceerd of behaald moeten worden om het algemene doel te halen, de voltooiing en levering van het product. De work breakdown structure is hiërarchisch, doordat het hoofddoel (Niveau 1) het gehele project voorstelt, terwijl lagere niveaus het project verdelen in groter wordende gedetailleerde uitkomsten of onderdelen.

De meest belangrijke overweging bij hoe je een WBS maakt, is het voorkomen van spiegelen, zowel bij een organisatorische structuur of een functionele structuur, doordat deze structuren niet uitkomst georiënteerd zijn. De gedefinieerde doelen moeten op alle niveaus meetbare uitkomsten en producten zijn, de onderdelen en het geheel van wat de klant bij het voltooien van het project zal ontvangen.

De work breakdown structure moet strikt worden gebouwd om producten en subproducten te definiëren, net als diensten die direct vastzitten aan deze concrete uitkomsten.

Figuur 1. Work Breakdown Structure Rechts / Links
Figuur 1. Work Breakdown Structure Rechts / Links

Work Breakdown Structure Niveaus

De eerste stap van Projectbeheer is het maken van de work breakdown structure, een stap die gerichte planning van de werkprocessen en schema's voor het voltooien van het project verzorgt. Wanneer de work breakdown structure in zijn plaats is, zeer goed herzien en afgemaakt is, kan de structuur worden geëvalueerd om de benodigde processen en de verwachte tijd en kosten voor het behalen van alle doelen, te kunnen bepalen.

De work breakdown structure, ondanks dat het aan het begin van het proces van plannen is gemaakt, moet constant zijn tijdens de voltooiing van een project. Beroepsactiviteit schema's zullen veranderen, gebudgetteerde kosten en actuele kosten zullen veranderen, maar de doelen blijven constant, behoudens een complete herziening van het doel en het uiteindelijke product.

De bepaling van doelen van het project leent zich aan de hoogste aanpak, doordat het primaire doel of eindproduct het eerste bekende ding is. Het opzetten van een work breakdown structure begin in Niveau 1, het hoofddoel, en het gaat verder met Niveaus 2 en hieronder zijn beheerders en planners nodig om de uitkomsten, die benodigd zijn in meer ingewikkeldere niveaus met meer detail om het einddoel te behalen, voorzichtig te kunnen overwegen. Niveau 2 van de work breakdown structure is noodzakelijk gecreëerd voordat je naar Niveau 3 gaat, en het gedachteproces zou op die manier moeten volgen totdat de hele work breakdown structure op zijn plaats is en klaar is voor de beoordeling.

Complexiteit van een project is net als de verwachte waarde van de dollar en klantenverwachtingen voor zichtbaarheid een factor, die overwogen wordt bij het bepalen van het aantal niveaus om in een work breakdown structure te plaatsen. Om de beurt wordt het project beheerd door verschillende niveaus managers, in hogere of lagere niveaus van de work breakdown structure.

Na de start van een project verandert het uitvoeringsplan, opgezet door de work breakdown structure, direct in de uitvoering van het project. Tijdens de uitvoeringsfase, levert een overzicht van Niveau 3 de beste beheerders met voldoende detail voor het identificeren van probleemgebieden. Dit promoot het focussen op het project op een hoog niveau vol detail, terwijl spanningen omtrent micromanagement worden ontweken.

Projectbeheerders zullen de work breakdown structure in het algemeen vertakt zien worden onder Niveau 3, zeker in een complex project. Door dit te doen, zijn leiders op alle niveaus in de gelegenheid om inspanningen binnen hun controlegebied van dichtbij te kunnen controleren. Het onderste niveau van de work breakdown structure bestaat uit "werkpakketten", welke de inspanningen en doelen van een klein team individu's, die naar een zeer gerichte uitkomst toewerken, vertegenwoordigen.

De werkpakketten in het laagste niveau van detail in de work breakdown structure leiden tot elementen die ook wel definieerbare uitkomsten of voltooide subproducten zijn, welke op hun beurt een groter gedeelte van de uiteindelijke producten omvatten, wat wordt gedefinieerd in de bovenkant van de work breakdown structure.

Ieder element van de work breakdown structure zal worden vastgemaakt aan een schema en budget voor voltooiing, vooruitgang van het doel kan worden geëvalueerd tijdens de periode van uitvoering. Probleemgebieden kunnen worden geïdentificeerd en procesveranderingen of toegevoegde hulpbronnen kunnen van toepassing zijn om problemen, zodra ze tegen worden gekomen, aan te pakken.

Voorzichtige overweging van doelen en het bouwen van de work breakdown structure om deze doelen tijdens initiatie van een project te identificeren, zijn essentieel in het proces van plannen en beheren.

Download MindView en maak je eigen work breakdown structure.