➔Gratis 30-dagen WBS Software Proefversie
Het breken van werk in kleinere taken is een gangbare productiviteitstechniek die wordt gebruikt om het werk beter beheersbaar en toegankelijker te maken. Voor projecten is de werkonderbrekingsstructuur het instrument dat gebruik maakt van deze techniek en is een van de belangrijkste projectmanagement documenten. Het integreert in één handomdraai de omvang, de kosten en de basislijnen van de planning, zodat de projectplannen op elkaar zijn afgestemd.
Het Project Management Institute (PMI) Project Management Boek van Kennis (PMBOK) definieert de werkonderbrekingsstructuur als een " leverbare hiërarchische decompositie van het werk dat door het projectteam moet worden uitgevoerd". Er zijn twee soorten WBS: 1) Leverbaar en 2) Fasegeoriënteerd. De meest voorkomende en geprefereerde aanpak is de "Leverbaar"-aanpak. Het belangrijkste verschil tussen de twee benaderingen zijn de elementen die in het eerste niveau van de WBS zijn geïdentificeerd.
Een Leverbaar werkonderbrekingsstructuur laat duidelijk de relatie zien tussen de project deliverables (d.w.z. producten, diensten of resultaten) en de scope (d.w.z. uit te voeren werk). Figuur 1 is een voorbeeld van een Deliverable Based WBS voor het bouwen van een huis. Figuur 2 is een voorbeeld van een op fase gebaseerde WBS voor hetzelfde project.
Figuur 1 - Structuur van de uitsplitsing van het werk op basis van prestaties
In Figuur 1 zijn de Elementen van Niveau 1 samenvattende leverbare beschrijvingen. De Niveau 2 Elementen in elke poot van de WBS zijn alle unieke deliverables die nodig zijn om de respectievelijke Niveau 1 deliverable te creëren.
In Figuur 2, een Fasegebaseerd WBS, heeft het Niveau 1 vijf Elementen. Elk van deze Elementen zijn typische fasen van een project. De Niveau 2 Elementen zijn de unieke deliverables in elke fase. Ongeacht het type WBS zijn de lagere Niveau-elementen allemaal deliverables. Merk op dat Elementen in verschillende legs dezelfde naam hebben. Een Fase Gebaseerd WBS vereist werk dat geassocieerd wordt met meerdere elementen worden verdeeld in het werk dat uniek is voor elk Niveau 1 Element. Een WBS-woordenboek wordt gemaakt om het werk in elk element te beschrijven.
Figuur 2 - Fasegeoriënteerde werkonderbrekingsstructuur
Een goede WBS is simpelweg een WBS die het project beter beheersbaar maakt. Elk project is anders; elke projectmanager is anders en elke WBS is anders. De juiste WBS is dus degene die het beste antwoord geeft op de vraag: "Welke structuur maakt het project beter beheersbaar?”.
Een goede werkonderbrekingsstructuur wordt gecreëerd met behulp van een iteratief proces door het volgen van deze stappen en het voldoen aan deze richtlijnen:
Let op: Het is mogelijk om het werk te veel af te breken. Hoeveel is te veel? Aangezien het verzamelen van gegevens, de analyse en de rapportering van de kosten en de planning verbonden zijn met het WBS, zou een zeer gedetailleerde WBS een aanzienlijke hoeveelheid onnodige inspanningen kunnen vergen om het volgende te beheren.
Er zijn veel WBS-softwaretools beschikbaar. Sommige zijn gebaseerd op mind mapping en andere zijn tekentools. U kunt over deze tools lezen in deze WBS software review.
De werkonderbrekingsstructuur wordt voor veel verschillende zaken gebruikt. In eerste instantie dient het als een planningsinstrument om het projectteam te helpen bij het plannen, definiëren en organiseren van de scope met deliverables. De WBS wordt ook gebruikt als de primaire bron van planning en kostenraming activiteiten. Maar de grootste bijdrage aan een project is het gebruik als een beschrijving van al het werk en als een monitoring- en controlemiddel.
Werkpakketten
In figuur 3 is de uitsplitsing van het huisproject naar Niveau 1, 2 en 3 Elementen weergegeven. De laagste niveaus van elke poot en elke tak van de WBS worden Work Packages genoemd. Werkpakketten omvatten informatie met betrekking tot het te leveren product, zoals eigenaar, mijlpalen, looptijden, middelen, risico's, etc. Deze informatie wordt beschreven in het WBS-woordenboek.
Planningspakketten
Er is nog een ander soort Werkpakket, het zogenaamde Planningpakket. Wanneer het projectmanagementplan wordt goedgekeurd, is de omvang bekend, maar niet noodzakelijkerwijs alle details. Om de 100%-regel toe te passen en alle scope vast te leggen, worden Planning Packages aangemaakt. Het is duidelijk dat naarmate de details worden gedefinieerd, de Planning Packages uiteindelijk evolueren naar Work Packages. In het Huisproject weet de projectmanager dat het huis een inrichting zal hebben, maar op het moment dat de bouw begint, is er alleen een inrichtingsvergoeding en geen inrichting geïdentificeerd. Als de inrichting eenmaal is vastgesteld, wordt het bijbehorende Planningspakket een Work Package. Dit planningsproces heet Rolling Wave Planning en is een uitvloeisel van Progressive Elaboration
Figuur 3 - WBS-werkpakketten en controlerekeningen
Controlerekeningen
De andere toepassing van het WBS is als monitoring- en controle-instrument. Dit wordt bereikt door het definiëren van Control rekeningen. Control rekeningen zijn WBS-elementen waarop het project de prestaties wil monitoren en rapporteren. De Control rekeningen kunnen elk willekeurig element in het WBS zijn. In het Huisproject besluit de projectmanager dat de projectrisico's die gepaard gaan met het gebruik van onderaannemers beter beheerst kunnen worden als het project per onderaannemer rapporteert over de prestaties. Om hun prestaties te monitoren zijn de elementen 3.1, 3.2 en 3.3 geïdentificeerd als Control rekeningen. De resterende werkzaamheden in Elements 1.0 en 2.0 worden echter uitgevoerd door bedrijfsmiddelen met minder risico en het project heeft niet het gevoel dat monitoring en controle op een lager niveau nodig is. Om te assisteren bij de monitoring en rapportage worden projectmanagementinformatie-instrumenten gebruikt om informatie te verzamelen, te analyseren en te rapporteren bij elk Element binnen de WBS.
