De 100% Regel - Work Breakdown Structure

Planning: De 100% Regel voor een Work Breakdown Structure

De Work Breakdown Structure (WBS) is zowel een model als een meetinstrument voor projectbeheer. De 100% Regel is een essentieel onderdeel van de work breakdown structure methodologie, doordat de toepassing van deze regel en gerelateerde concepten kritisch zijn in het verzekeren van de bruikbaarheid en nauwkeurigheid van haar applicatie.

De work breakdown structure methodologie wordt meestal gebruikt bij de constructie en onderzoek en ontwikkeling (R&D) projecten, met het oog op plannen en uitvoering van taken, maar het kan op alle fronten nuttig zijn. Bij het toepassen van de 100 Regel, is het totaalplaatje van het project het hoogste niveau van een work breakdown structure, en lagere niveaus onderscheiden zich in de vorm van meer detail onder het eerste niveau.

De work breakdown structure die hieronder is weergegeven, beschrijft het werk dat komt kijken bij de bouw van een huis.

Figuur 1. Work Breakdown Structure van een Huis
Figuur 1. Work Breakdown Structure van een Huis

Het hoogste niveau van de diagram is het gehele overzicht van alles dat voltooid moet worden. De structuur vertakt zich vervolgens in de grootste componenten van het werk. Waar nodig worden deze componenten verder vertakt. Dankzij de 100% Regel bevat het hoogste niveau alles; echter, de 100 Procent Regel geldt ook voor alle niveaus hieronder.

De hoogste niveau van het diagram is het volledige overzicht van alles wat gedaan moet worden.

Om een voorbeeld te nemen: element 1.2 van de work breakdown structure bevat al het geplande werk en gebudgetteerde geld (kostenverwachtingen) voor de loodgieter en element 1.2.2 eronder bevat alle verwachte moeite en kosten voor alle sanitairs voorzieningen en trim.

Figuur 2. Work Breakdown Structure Niveau 2
Figuur 2. Work Breakdown Structure Niveau 2

Nauwkeurige definitie van taken is een goede manier om een project goed te beheren, en de 100% Regel is hiervan een essentieel onderdeel. Wanneer een work breakdown structure voor een nieuwe project wordt ontwikkeld, moet het uiteindelijk alle gedane moeite voor een project weergeven en bevatten, en, net zo belangrijk, mag het niets bevatten dat niets met het project te maken heeft.

De 100% Regel in een Work Breakdown Structure Toepassen

Het toepassen van de 100% Regel staat de beheerder toe om te weten dat alle moeite in een bepaald gebied worden opgeslagen waar ze horen, en ook dat alle irrelevante informatie buiten beschouwing wordt gelaten.

De work breakdown structure bevat een planning netwerk van geplande uitkomsten die projectschema's voorgaan. Het maken van schema's kan eigen niet worden voltooid voordat een work breakdown structure wordt opgelegd. Door uitkomst georiƫnteerd te zijn, definieert de work breakdown structure alles dat gedaan moet worden onder de 100% Regel, ongeacht de werkmethodologie en veranderingen in schema's. Waar methodes en activiteitenschema's kunnen veranderen tijdens een project, hoort de work breakdown structure onveranderd te blijven.

Toepassing van de 100% Regel zorgt dat alle uitkomsten kunnen worden gedefinieerd, voordat het plannen van schema's begint. De work breakdown structure is de initiatiefnemer in het planproces, doordat geplande uitkomsten moeten worden gedefinieerd voordat methodes en schema's kunnen worden overwogen. Wanneer uitkomsten onvoldoende gedefinieerd zijn, kan het project niet slagen. Oplettendheid jegens de 100% Regel zorgt voor volledig begrip van alle nodige uitkomsten.

Zodra het project onderweg is, helpt de 100% Regel in het verzekeren dat projectkosten degelijk worden weergegeven in het boekhoudsysteem. Dit geldt voor alle projecten, of ze voor een andere divisie in een bedrijf of voor een reguliere betalende klant worden voltooid. Toepassing van de 100% Regel staat nauwkeurige kostprijsberekening toe, hetgeen essentieel is voor het budgetteren van vergelijkbare pogingen in de toekomst.

Het bouwbedrijf dat het huis bouwt, zal de kosten die eigenlijk zijn ervaren in het bouwproject,, vastleggen en het zal deze ervaring gebruiken in de volgende opdrachten. De 100% Regel verzekert dat alle kosten nauwkeurig worden vastgelegd. De ervaren kosten zullen worden vergeleken met wat was verwacht, op alle niveaus van de work breakdown structure. Pogingen tot plannen kunnen worden verbeterd om de schema's en kosten in volgende projecten nauwkeuriger te voorspellen, zelfs wanneer een verschillende grootte of uiterlijk van een huis gebouwd moet worden.

De 100% Regel is voornamelijk belangrijk in gevallen zoals het voorbeeld van het bouwbedrijf. Een project dat gepland en voltooid is voor een klant of voor een andere organisatie, moet voorzichtig worden bijgehouden, zodat de klant alleen de relevante kosten hoeft te betalen, en dat de klant hiervan op de hoogte is en hier vertrouwen in heeft.

Helder denken in het plannen van een project, wat toepassing van de 100% Regel in WBS voorbereiding bevat, zorgt voor nauwkeurige plannen en nauwkeurige boekhouding van kostenramingen.

Maak je eigen work breakdown structure met MindView.